Gestion du temps

Il est 10 heures. Avez-vous vu passer votre journée ?

Comment faire pour que le temps travaille en votre faveur. Un jeune homme en pleine ascension sociale passe son week-end à la campagne. Il est au volant de sa voiture de sport et aperçoit un fermier dans un verger. Ce qui attire l’œil de notre citadin c’est que le fermier tient un cochon à bout de bras en direction d’un arbre afin que celui-ci puisse manger une pomme, puis il déplace l'animal jusqu’au fruit le plus proche.

Agacé par un tel manque d’efficacité, l’homme arrête sa voiture et se dirige vers le fermier et, avec une exaspération à peine dissimulée dans la voix, il lui dit « Vous savez que vous perdriez beaucoup moins de temps si vous reposiez votre cochon à terre pour secouer l'arbre et en faire tomber les pommes pour que le cochon puisse les manger ».

Le fermier, tout en continuant à déplacer son cochon de pomme en pomme, lance un regard vers le jeune homme et rétorque, « Le temps, ça n’a pas de sens pour un cochon ».

Trop de gens gèrent le temps comme ce fermier. Vous avez déjà entendu quelqu’un se plaindre : trop de choses à faire, pas assez de temps. Les journées ne sont pas assez longues et il n’y a pas assez de jours dans une semaine. Je n’ai pas vu le temps passer. Les journées filent à une vitesse. Je n’ai pas le temps de faire les choses que j’aimerais. Désolé, je suis en retard. Les excuses coulent plus vite que le sable dans un sablier.

Si vous aviez une banque qui chaque matin créditait votre compte de 86 400 CHF sans reporter le solde restant à la fin de la journée le jour suivant de sorte que vous ne puissiez pas conserver de liquidités sur votre compte, annulant tous les fonds inutilisés à la fin de la journée, que feriez-vous ? Et bien vous le dépenseriez pour acheter les choses dont vous avez besoin et que vous voulez.

Bonne nouvelle, vous avez une telle banque. Elle s’appelle le temps.

Chaque matin, votre compte est crédité de 86 400 secondes. Toutes les nuits et chaque seconde non mise à profit est annulée. Le temps ne reporte aucun solde restant. De même que le temps ne nous permet pas d’emprunter sur les futures attributions.

Vous pouvez vivre uniquement sur ce que vous avez en compte pour la journée et investir votre temps dans ce qui compte le plus à vos yeux : la santé, le bonheur et la réussite.

Pourquoi certains arrivent-ils à en faire autant au cours de leurs 86 400 secondes, en trouvant le temps de s’occuper de leurs relations, de leur santé, de leur moral et de leur esprit tandis que d’autres perdent leur temps à trouver des excuses ?

La réponse c’est qu’il ne s’agit pas de faire manger le cochon plus rapidement mais de commencer plus tôt ou d’essayer de porter un autre cochon. L’astuce consiste à apprendre à secouer le pommier. Voici différentes façons de commencer à secouer le pommier efficacement :

• Déterminez vos priorités Passez du temps à définir qui vous êtes, où vous allez et où vous voulez être. Prenez en compte tous les éléments de votre vie : le travail, la famille, les relations sociales, la vie intellectuelle, spirituelle, émotionnelle et physique. Le but est de comprendre ce qui est important dans votre vie et de faire de ces choses une priorité. Concentrez-vous sur les points que vous pouvez contrôler et ne perdez pas de temps à vous soucier des éléments que vous ne contrôlez pas. En vous fixant des priorités, vous vous donnez une chance de vivre votre vie avec une intentionnalité déterminée.
• Planifiez votre temps Commencez chaque semaine par élaborer un programme écrit qui contient chacune de vos priorités principales. Respectez ces engagements. A la fin de chaque journée, réfléchissez sur ce que vous avez accompli pendant la journée et complimentez-vous avec les « Bravo, continue mon gars » que vous méritez. Observez ensuite ce que vous devez accomplir les jours suivants et procédez aux ajustements appropriés de votre emploi du temps. Quand vous arrivez le lendemain, faites le point avec vous-même et validez votre chemin parcouru. Si vous ne planifiez pas ou si vous ne respectez pas ces engagements, vous allez vous retrouver en train de répondre à toutes les personnes, tous les événements et choses qui détournent votre attention mais sont sans importance pour autant.
• Regardez avant de sauter Portez votre conscience sur ce que vous faites, ne vous contentez pas seulement de le faire. Restez maître de votre emploi du temps. Voici une citation que l’on entend souvent: « Le manque de planification de votre côté ne déclenche pas automatiquement une sensation d'urgence du mien ». Mettez-la en application dans votre vie.
• Allez-y petit à petit Commencez votre journée par quelques petits défis que vous pouvez rayer de votre liste de choses à faire pour instaurer une dynamique. Le mouvement crée le mouvement et les petites victoires viennent s’ajouter aux plus grandes. Certains commencent leur journée par faire de l’exercice, lire le journal ou encore par une courte réunion d’équipe. Quel que soit ce qui fonctionne et cadre avec vos priorités, faites-le et continuez en adoptant une attitude gagnante. Si vous démarrez la journée par un projet majeur sans but précis en vue, votre force, votre envie et les résultats s’évanouiront. Scindez les gros projets en plusieurs plus petits.
• Regroupez vos activités Planifiez votre journée de façon à pouvoir regrouper des types d’activités similaires en même temps. Par exemple, réservez des plages horaires pour répondre aux appels téléphoniques et aux e-mails, exécuter les tâches administratives, les propositions, les recherches, etc. Alternez les activités qui exigent un grand travail intellectuel comme la rédaction de rapports avec des tâches moins exigeantes mais néanmoins importantes comme votre lecture quotidienne. Pratiquez d’autres activités pendant vos pauses. Par exemple, il se peut que vous trouviez efficace de passer deux heures à chercher un rapport, suivi par la rédaction des réponses aux e-mails et messages vocaux, suivis de trois heures de rédaction du rapport.
• Anticipez sur les interruptions Aucune journée ne se passe réellement comme prévu. Il se produit des changements, des surprises et des interruptions en permanence. Votre façon de les gérer comptera pour beaucoup dans la détermination de la façon dont vous respectez votre budget temps. Pensez à ces événements, actions ou personnes qui pourraient faire dérailler votre dynamique. Si vous anticipez ces changements et développez un plan les concernant, vous resterez sur le siège du conducteur. Demandez toujours, quelle importance cela a-t-il ? Est-il vraiment nécessaire de le faire maintenant ? Ai-je besoin de me soucier de cela ? Sans être impoli, vous pouvez proposer votre aide en disant quelque chose de l’ordre de : « Cela me prendra trente minutes pour finir cela puis je m’arrêterai ou nous pourrons prévoir un autre moment ».
• Négociez Lorsque vous avez à faire à des choses comme des projets, rapports ou réunions, pensez efficacité : trente minutes pour ci et une heure pour cela. Souvenez-vous de la théorie du vide de la gestion du temps : vous allez occuper tout le temps que vous accordez à un projet. Avec les gens, l’inverse est vrai. Dites à une personne de votre équipe que ses performances ne sont pas à la hauteur de ses compétences. Vous ne pouvez pas bloquer quinze minutes pour gérer cela. Vous devez prendre le temps que vous jugez nécessaire pour négocier efficacement avec cette personne.
• Eliminez toute distraction Structurez votre environnement en termes de productivité. Chacun fonctionne différemment et ce qui fonctionne pour une personne peut être absolument rédhibitoire pour une autre. Pensez aux environnements qui stimulent votre performance. De quels outils et ressources avez-vous besoin ? Quelles sont les images qui vous inspirent ? Quelle est la musique qui vous motive ? Dans la mesure du possible, traitez chaque papier ou e-mail un par un. Cessez de repousser une action en la passant de pile en pile sur votre bureau. Puisqu’on parle des piles de dossiers, commencez par vous en débarrasser. Tout ce qu’elles font, c’est vous détourner de votre objectif.
• Dites « non » au travail à domicile N’acceptez pas de prendre du travail à la maison pour le soir ou le week-end à moins que cela ne soit absolument nécessaire. L’étalage de la charge de travail peut être le résultat d’une gestion du temps paresseuse ou d’un besoin que les autres pensent que vous êtes occupé et donc important. Apprenez à être efficace pendant la semaine de travail afin de pouvoir réserver votre temps personnel pour récupérer et vous épanouir dans d’autres domaines.
• Demandez de l’aide N’essayez plus de tout faire tout seul. Si vous êtes débordé, demandez à votre équipe de s’atteler à la tâche pour que le projet soit réalisé. Ou peut-être que certains peuvent vous faire des suggestions quant à la manière d’accomplir votre travail plus efficacement. Vous ne le saurez pas tant que vous n’aurez pas posé la question.

Pensez à long terme Tout ne doit pas obligatoirement être achevé dans la minute ou dans la journée ni même dans la semaine. Consultez souvent les calendriers et les délais lorsque les priorités entrent en conflit. Apprenez à identifier le moment où vous accélérez un délai artificiellement sans raison valable.