Gestione del tempo

Sono le 10. Sai che direzione ha preso la tua giornata?

Come sfruttare il tempo a proprio vantaggio. Un giovane professionista rampante stava guidando la sua auto sportiva nella campagna durante un fine settimana, quando in un meleto si imbatté in un contadino. L'attenzione del tipo di città venne attirata dall'agricoltore che teneva un maiale sull'albero, per fargli sgranocchiare una mela, quindi lo spostava al frutto successivo.

Frustrato dall'inefficienza, fermò l'auto, si diresse verso l'agricoltore e con un forte senso di irritazione gli disse: "Sa che potrebbe risparmiare un sacco di tempo, se mettesse il maiale per terra, scrollasse l'albero e lasciasse cadere le mele sul terreno, dove il maiale potrebbe mangiare ciò che vuole?"

L'agricoltore spostò il maiale alla mela successiva, guardò il giovane uomo e gli disse: "Qual è il valore del tempo per un maiale?".

Troppe persone gestiscono il tempo come questo agricoltore. Avrai sentito le seguenti lamentele: "Ho troppo da fare in troppo poco tempo. Le ore di un giorno e i giorni di una settimana non sono abbastanza. Il tempo mi sfugge. Ho perso la cognizione del tempo. Non ho il tempo di fare le cose come voglio. Scusa, sono in ritardo". Le scuse scorrono più rapidamente della sabbia in una clessidra.

Se avessi una banca che ti accreditasse sul conto ogni mattina € 86.400, non riportasse alcun saldo da un giorno all'altro, non ti consentisse di tenere liquidità sul conto, annullando al termine di ogni giorno tutti i fondi non usati, cosa faresti? Li spenderesti in cose che ti servono o che desideri.

Sappi che hai una banca di questo tipo: si chiama tempo.

Ogni mattina sul tuo conto vengono accreditati 86.400 secondi. Ogni notte, ogni secondo non usato per un buon motivo viene annullato. Non è possibile riportare a nuovo il saldo del tempo non usato. Né è possibile contrarre prestiti di tempo per usi futuri.

Puoi solo sfruttare il deposito attuale e investire il tuo tempo in ciò che hai di più caro nella tua vita:   salute, felicità e successo.

Perché alcune persone riescono a utilizzare i loro 86.400 secondi per intrattenere relazioni, stare in buona salute, nutrire la mente e lo spirito, mentre altri sprecano tempo e accampano scuse?

La risposta non consiste nel tentare di indurre il maiale a mangiare più rapidamente, ma di cercare di tenere un secondo maiale. Il succo sta nell'apprendere a scuotere l'albero. Ecco alcuni efficaci suggerimenti in tal senso:

• Definisci le tue priorità. Investi un po' del tuo tempo per stabilire chi sei, dove vai e quali obiettivi vuoi raggiungere. Prendi in considerazione tutti gli elementi della vita: il lavoro, la famiglia, la vita sociale, intellettuale, spirituale, emotiva e fisica. L'obiettivo è comprendere quali sono gli aspetti importanti della tua vita e renderli una priorità. Concentrati sugli aspetti che puoi controllare e non sprecare tempo a preoccuparti di elementi oltre il tuo controllo. Definire le priorità ti consente di vivere con una mirata risolutezza.
• Pianifica il tuo tempo. Inizia ogni settimana definendo un programma, per iscritto, che includa tutte le tue principali priorità. Tieni fede a questi tuoi impegni. Al termine di ogni giornata, rifletti su ciò che ha realizzato e incoraggiati adeguatamente. Quindi dai un'occhiata a ciò che devi realizzare nei giorni successivi e apporta le necessarie rettifiche al tuo programma. Quando arrivi in ufficio l'indomani, verifica a che punto sei e convalida la tua rotta. Se non definisci una programmazione o non tieni fede a questi impegni, dovrai risponderne a tutte le persone, gli accadimenti e le cose che chiedono a gran voce la tua attenzione, ma che possono essere di scarsa importanza.
• Controlla prima di spiccare il salto. Pensa a ciò che stai facendo, non farlo senza pensare. Mantieni il controllo del tuo programma. C'è un detto eccezionale in voga in molti spogliatoi: "Una mancata pianificazione da parte tua non costituisce automaticamente un'emergenza da parte mia". Fallo tuo.
• Pensa in piccolo. Inizia la giornata con alcune piccole sfide che puoi rapidamente rimuovere dal tuo elenco delle cose da fare e dai un po' di slancio. Il movimento crea movimento e le piccole vittorie si sommano diventando grandi. Alcune persone iniziano la giornata facendo dello sport, altre leggendo il giornale, altre ancora con una breve riunione del team. Quale che sia l'attività che ti dia energia e rientri nelle tue priorità, falla e procedi con atteggiamento vincente. Se inizi la giornata con un importante progetto, senza meta all'orizzonte, la tua forza, il tuo spirito e i risultati evaporeranno. Scomponi i grandi progetti in elementi più facilmente gestibili.
• Raggruppa le attività. Pianifica la giornata raggruppando attività simili. Ad esempio, ricavati alcune ore per rispondere a chiamate telefoniche e a e-mail, svolgere compiti amministrativi, formulare proposte, condurre ricerche. Scomponi le attività che richiedono molta attenzione, come la stesura di relazioni, con compiti meno impegnativi ma sempre importanti, come la lettura quotidiana. Usa altre attività per spezzare, ad esempio può risultare efficace trascorrere due ore nello svolgere ricerche finalizzate a una relazione, in seguito rispondere a e-mail e telefonate, quindi dedicare tre ore alla stesura della relazione.
• Anticipa le interruzioni. Nessuna giornata si sviluppa interamente come pianificato. Continui cambiamenti, sorprese e interruzioni sono all'ordine del giorno. Dal modo in cui le gestisci, dipenderà molto la tua capacità di rispettare i tuoi vincoli temporali. Pensa agli eventi, alle azioni o alle persone che potrebbero rallentare il tuo dinamismo. Anticipare questi cambiamenti e sviluppare un piano per affrontarli ti consentirà di mantenere il posto di comando. Chiediti sempre quale sia il grado d'importanza di una cosa. È necessario farla ora? Devo prendermene carico? Senza essere scortese, puoi offrire il tuo aiuto esprimendoti in modo simile al seguente: "Mi ci vorranno circa 30 minuti per terminare, quindi potrò farti una visitina oppure fissiamo un altro momento".
• Gestisci le persone. Quando gestisci progetti, relazioni e riunioni, pensa in modo efficiente a quando tempo assegnare a ogni attività. Ricordati la teoria del vuoto della gestione del tempo: riempirai tutto il tempo che assegnerai a un progetto. Per le persone vale la regola contraria. Supponiamo che uno dei tuoi collaboratori non dia il massimo. Non puoi fissare 15 minuti per affrontare questo problema. Dovrai prenderti tutto il tempo che ritieni necessario per gestire la persona in modo efficace.
• Evita le distrazioni. Struttura il tuo ambiente per massimizzare la produttività. Ogni persona lavora in modo diverso e ciò che funziona per una può essere controproducente per un'altra. Pensa agli ambienti che stimolano le tue prestazioni. Quali strumenti e risorse ti servono? Quali immagini ti ispirano? Quale musica ti motiva? Nel limite del possibile, affronta un documento cartaceo o un'e-mail solo una volta. Smetti di ritardare l'azione spostandolo da una pila all'altra della scrivania. Parlando di pile, liberatene: tutto ciò che fanno è distrarti.
• Non portare il lavoro a casa. Rifiutati di portare a casa il lavoro per la sera o il fine settimana, salvo qualora sia strettamente necessario. Il carico di lavoro disordinato può essere il risultato di una pigra gestione del tempo o la necessità di indurre gli altri a pensare che sei occupato, quindi importante. Impara a essere efficiente durante la settimana lavorativa, al fine di dedicare il tuo tempo personale a ricaricarti e alla realizzazione personale.
• Chiedi aiuto. Non tentare di fare tutto da solo. Se sei sovraccarico, chiedi al tuo team di darti una mano per completare un progetto. Oppure altre persone potrebbero fornirti suggerimenti su come realizzare il tuo compito in modo più efficiente. Finché non lo chiedi, non lo puoi sapere.

Guarda oltre. Non tutto deve essere completato in questo minuto, questa giornata o settimana. Quando le priorità ti sembrano incompatibili, verifica frequentemente la tempistica e le scadenze. Valuta se stai accelerando artificialmente una scadenza senza un buon motivo